Ngày nay, việc áp dụng công nghệ vào các giải pháp phần mềm quản lý sản xuất, quản trị công ty trở nên cấp thiết. Odoo là một trong những giải pháp phần mềm quản trị tổng thể, toàn diện cho doanh nghiệp lớn và nhỏ.
Odoo là gì? Phần mềm Mã nguồn mở Open ERP là gì?
Phần mềm Odoo là gì? Trước đây nó có tên gọi là Open ERP/ OpenERP, là giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp toàn diện. Nền tảng được Fabien Pinckaers phát triển vào năm 2002 và trải qua hơn 15 năm phát triển mạnh mẽ. Đến nay, nó đã thu hút hơn 5,000,000 người dùng chính thức, bên cạnh đó còn rất nhiều người dùng sử dụng phiên bản mã nguồn mở do ERP cung cấp hoàn toàn miễn phí.
Phần mềm Odoo / Open ERP được thiết kế với phần lõi công nghệ mới, dựa trên một trong những ngôn ngữ lập trình tiên tiến nhất toàn cầu là Python. Do vậy, chúng khá linh hoạt, có thể điều chỉnh dễ dàng theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Vì vậy, nó có thể xem là phù hợp với phần đông đối tượng ngành nghề.
Do bản thân là một giải pháp mã nguồn mở, được sự trợ giúp hết sức đắc lực từ cộng đồng lập trình viên lớn. ERP nhanh chóng trở thành một trong những giải pháp ERP ổn định, dễ dùng & có tốc độ phát triển mạnh mẽ để song hành cùng với các giải pháp có bề dày lịch sử như SAP hay Oracle. Giải pháp công nghệ hàm chứa trong nó một kiến trúc (Odoo Framework) quản lý hiện đại, đảm bảo khả năng quản trị doanh nghiệp khép kín diễn ra thuận lợi.
Hiện tại, trên kho ứng dụng của nền tảng có hơn 26,400 ứng dụng trải khắp các nhu cầu về bán hàng, mua hàng, kho bãi, nhân sự, kế toán, bán lẻ, v.v... và rất nhiều mảng nghiệp vụ đặc thù khác nhau. Bạn có thể lựa chọn phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm quản lý du lịch... phù hợp với mục đích và tính năng của doanh nghiệp.
Đặc điểm của Odoo là gì?
Sau khi tìm hiểu Odoo là gì, chúng ta cần thông tin ưu điểm của phần mềm này để quyết định lựa chọn giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Như đã nói ở trên, ERP có rất nhiều ưu điểm giúp cho nó trở nên phổ biến trong thời gian gần đây.
OpenERP - Mã nguồn mở
Có 2 phiên bản: Odoo Community Edition (CE) và Odoo Enterprise Edition (EE). Nếu như phiên bản EE là phiên bản có phí (nhưng không hề quá đắt đỏ) thì bản CE ngược lại, hoàn toàn miễn phí. Dĩ nhiên, có những khác biệt nhất định về mặc tính năng. Nhưng nếu chỉ cần một phần mềm tốt, tự sở hữu thì Odoo CE là một lựa chọn không hề tồi.
Tính toàn diện
Hiện nay, rất nhiều Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm để quản trị, thông thường được tiến hành ở các bộ phận đặc thù như: kho, chăm sóc khách hàng, kế toán,… Tuy nhiên các phần mềm dạng này riêng biệt, không có sự kết nối. Từ đó dẫn đến việc thiếu sự nhất quán, khả năng thông suốt về dữ liệu gây rất nhiều mâu thuẫn nội bộ.
Trong một hệ thống phần mềm tổng thể của ERP Odoo / Open ERP đã có sẵn tất cả các tính năng và giải pháp mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng. Điểm đặc biệt, tất cả dữ liệu từ mọi phân hệ của phần mềm đều được liên kết với nhau, dễ dàng chuyển tiếp số liệu, tránh sai sót trong quá trình nhập liệu và tiết kiệm được thời gian. Đồng thời cũng cho phép chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thể bao quát, cập nhật được tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp ngay lập tức tại mọi thời điểm.
Chi phí ERP hợp lý
Nếu như phí triển khai các phần mềm như SAP hay Oracle phải tính bằng tiền tỉ, ngay cả khi bạn chỉ triển khai 1-2 phân hệ chính, thì chi phí triển khai Odoo cho phép chúng ta sử dụng bản Enterprise có phí rẻ hơn rất nhiều. Tài khoản cho 1 người dùng chỉ từ 6$-10$ / tháng, mỗi phân hệ lại thêm từ 4$-30$/tháng. Tóm lại là chi phí rất thấp, bạn có thể liên hệ ORIS để nhận báo giá chi tiết.
(*) Theo thống kê của Panorama, chi phí triển khai các giải pháp ERP cồng kềnh có thể lên đến 6.1 triệu USD cho 16 tháng.
Hiện tại, ORIS cũng đang triển khai chiến lược cung cấp các giải pháp dựa trên công nghệ Cloud (ERP Online) với mức chi phí thấp chỉ từ 3 triệu đồng với hơn 56 phân hệ đáp ứng kế toán Việt Nam (VAS).
Nền tảng hỗ trợ toàn cầu
Có hẳn một diễn đàn số để bất kỳ thành viên nào cũng có thể trao đổi, hỏi đáp & đưa ra ý kiến đóng góp giúp cho giải pháp ngày càng hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, điểm hạn chế là bạn cần nắm vững tiếng Anh để giao tiếp với các thành viên toàn cầu.
Giao diện ERP thân thiện và chuyên nghiệp
Phần mềm tuân theo một ngôn ngữ, phương pháp thiết kế giao diện cực kỳ thông minh, hướng đến người dùng với các mô hình xem dữ liệu dạng thẻ, dạng danh sách, dạng lịch, bảng thống kê pivot hay dạng biểu đồ. Rất linh hoạt.
Dễ mở rộng và kết nối
Open ERP online / Odoo Online khác với các phần mềm truyền thống kiểu cũ, thường đóng kín mọi giao tiếp với các giải pháp khác vì lý do bảo mật hệ thống. Tuy nhiên, với sự tăng tốc của công nghệ, việc bảo mật trên môi trường mạng trở nên chặt chẽ và khó xâm nhập hơn.
Do vậy, Odoo / Open ERP chọn phương án mở rộng cánh cửa để các giải pháp đa dạng có thể kết nối với chính phần mềm.
Nếu bạn cần một ứng dụng di động cho chuyên viên bán hàng? Cần trang web thương mại điện tử? Cần kết nối xuất hóa đơn đỏ? v.v... tất cả đều có thể kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu của ERP Odoo. Dĩ nhiên, bạn cần một đội ngũ lập trình tương tự như của ORIS để thực hiện các công việc triển khai một cách an toàn và hiệu quả.
Nâng cấp công nghệ
Như đã nói ở trên, Odoo / Open ERP có một cộng đồng lập trình viên lớn. Ngoài ra, chính Odoo cũng có một đội ngũ chuyên gia đẳng cấp và đầy kinh nghiệm để phát triển phần lõi của chính nó. Tốc độ phát triển hiện tại cho phép mỗi năm nền tảng ra mắt một phiên bản mới. Hiện nay phiên bản Odoo 12 đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp.
Thông thường, các phiên bản này sẽ có tính kế thừa dữ liệu, tức cho phép bạn nâng cấp lên. Dĩ nhiên, sau từ 5-7 năm, Odoo / Open ERP sẽ có một đợt nâng cấp toàn diện để tăng tốc và đưa vào các công nghệ mới nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Phiên bản di động
Cho phép người dùng phiên bản Enterprise sử dụng ứng dụng di động hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể download Odoo xuống điện thoại bằng cách vào App Store (đối với hệ điều hành iOS) hoặc CH Play (đối với hệ điều hành Android) để tải app Odoo. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng giao diện ngay trên trình duyệt một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Đặc điểm này giúp nó trở nên dễ tiếp cận hơn với đại đa số người dùng trong thời đại chuyển đổi số & ứng dụng triệt để thiết bị di động.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp Odoo
Sau khi tìm hiểu Odoo là gì cũng như ưu điểm, bạn đã có thể hiểu vì sao Odoo là giải pháp tối ưu doanh nghiệp hàng đầu. Nhiều đơn vị tìm kiếm giải pháp tối ưu quản lý chuyên sâu và toàn diện cho doanh nghiệp. Song phần mềm CRM nào tốt nhất cho doanh nghiệp?
Mỗi phần mềm CRM đều có ưu và nhược điểm riêng, hỗ trợ phù hợp các tính năng mà doanh nghiệp cần. Phần mềm CRM tốt đảm bảo các yếu tố như dễ sử dụng, tính năng phù hợp với đối tượng sử dụng, chi phí vận hành phù hợp.
Tin vui cho các doanh nghiệp Việt Nam là hiện thị trường Odoo Vietnam xuất hiện nhiều nhà cung cấp phần mềm với chi phí hợp lý và hỗ trợ hướng dẫn sử dụng Odoo chi tiết. ORIS là đề xuất hàng đầu nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị triển khai phần mềm hiệu quả với mức chi phí tốt nhất.
(*) Bạn có thể chat trực tiếp với đội ngũ của ORIS để lấy hình ảnh phương pháp triển khai chi tiết.
Bạn có thể tham khảo thêm các phương pháp triển khai erp thành công để chọn một phương án phù hợp cho công ty mình.
Hướng dẫn triển khai ERP Odoo
Bản thân Odoo cũng như các đối tác ủy quyền trên toàn cầu đều hỗ trợ triển khai ERP và các dịch vụ liên quan cho người dùng. Khi doanh nghiệp sử dụng nền tảng này trong quản lý chuyên sâu, các đối tác sẽ cung cấp và hướng dẫn lập trình Odoo chi tiết.
Việc triển khai Odoo sẽ được thực hiện bởi chính các nhà phát triển ERP Odoo hoặc do các chuyên gia techno-functional (nhóm chuyên gia giỏi về cả chuyên môn chức năng lẫn kỹ năng kỹ thuật) tiến hành. Khi yêu cầu hỗ trợ triển khai được tiếp nhận, các chuyên gia sẽ phác thảo toàn bộ chi tiết các ứng dụng và tùy chỉnh cần thực hiện.
Thông thường, việc triển khai phần mềm nói chung và ERP Odoo nói riêng thường trải qua các bước như sau:
- Tư vấn tiền triển khai: giai đoạn này 2 bên (chủ đầu tư dự án và đối tác triển khai) cần trao đổi để nắm rõ các yêu cầu, ngân sách, đội ngũ tham gia dự án và các mong muốn khác từ 2 phía.
- Khảo sát: khảo sát thực tế từng phòng ban bao gồm cả cấp quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và nhân viên thừa hành một cách cẩn thận và chi tiết để nắm rõ các yêu cầu của từng đối tượng. Hãy nhớ, chính cấp nhân viên thừa hành mới là người sử dụng thường xuyên nhất. Do vậy, hãy mang đến cho họ một môi trường làm việc tuyệt vời thay cho những phần mềm cứng nhắc, khô khan.
- Phân tích thiết kế: Dựa trên các yêu cầu, đơn vị tư vấn và triển khai xây dựng bộ Yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirement Document - BRD) và bộ Yêu cầu tính năng (Functional Requirement Document - FRD).
- Chốt giải pháp: Hai bên cùng chốt các giải pháp đáp ứng BRD và FRD. Lưu ý, trong giai đoạn này có thể có những tính năng phát sinh thêm chi phí. Hãy tập trung vào các yêu cầu tính năng có ảnh hưởng mạnh mẽ tới quá trình vận hành. Các tính năng chưa thật sự cần thiết có thể dời lại vào các giai đoạn kế tiếp.
- Thiết lập môi trường kiểm thử người dùng: Đơn vị triển khai sẽ thiết lập môi trường với dữ liệu tương ứng mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, trình bày giải pháp với những người dùng năng nổ. Từ đó, ghi nhận ý kiến đóng góp về mặt cải tiến hoặc tính tiện dụng của phần mềm.
- Lập trình bổ sung: lập trình bổ sung thêm các phần còn thiếu.
- Kiểm thử và chốt phương án: tiếp tục làm việc với những người dùng đầu cuối và chốt toàn bộ các phương án trước khi đưa vào hoạt động chính thức.
- Golive: đây là thời điểm tất cả mọi thành viên của công ty sẽ tham gia vào quá trình sử dụng, nhập liệu và tương tác trên hệ thống.
- Bảo trì và hiệu chỉnh: đơn vị triển khai cung cấp nguồn lực để hỗ trợ và hiệu chỉnh, tối ưu hiệu suất toàn bộ giải pháp.
- Mở rộng phân hệ: nhờ đặc điểm cho phép triển khai từng phần, công ty có thể triển khai một số phân hệ ưu tiên trước. Ví dụ: đối với công ty thương mại - sản xuất. Thông thường ORIS sẽ tư vấn triển khai CRM, Bán hàng, Mua hàng, Kho trước tiên. Kế tiếp tới quản trị sản xuất & các phân hệ liên quan tới nhân sự. Kế toán thường được triển khai sau cùng, vì để chạy phân hệ kế toán hiệu quả thì mọi khoản thu - chi của doanh nghiệp đều nên được nhập liệu tức thời trên nền tảng.
Các phân hệ phổ biến của Odoo / Open ERP
Các phân hệ phổ biến của Odoo là gì, ORIS tổng hợp các tính năng nổi bật của ERP gồm:
- Phân hệ Quản lý Quan hệ Đối tác & Khách hàng (Odoo CRM)
- Phân hệ Quản lý Dự án (Project Management)
- Phân hệ Quản lý Bán hàng và Doanh số (Sales Management)
- Phân Hệ Quản lý & Hoạch định nguồn lực Sản xuất (MRP)
- Phân hệ Quản lý Mua hàng (Purchase Management)
- Phân hệ Quy trình Tuyển dụng (Recruitment Process)
- Phân hệ Điểm Bán lẻ (Point Of Sales)
- Phân hệ Chấm công (Timesheets)
- Phân hệ xây dựng báo giá (Quote Builder)
- Phân hệ Xây dựng website doanh nghiệp (Website Builder)
- Phân hệ Kế toán & Tài chính (Finance & Accounting Management)
- Phân hệ Hóa đơn điện tử & Thanh toán (Billing)
- Phân hệ Tiền lương Tổng Quát (Generic Payroll system)
- Phân hệ Quản lý Nhân lực (Human Resource Management)
- Phân hệ Kho (Warehouse)
- Phân hệ Theo dõi Phát sinh (Issues Tracker)
- Phân hệ Quản lý Tài sản (Assets Management)
- Phân hệ Việc cần làm (Todo List)
- Phân hệ Lịch biểu (Calendar)
- Phân hệ Mạng Xã hội (Social Network)
- Phân hệ Trò chuyện trực tuyến (Live chat)
- Phân hệ Quản lý Nghỉ phép
- Phân hệ Tri thức (Knowledge)
- Phân hệ quản lý hợp đồng lao động
- Phân hệ gửi email hàng loạt (Mass Mailing)
- Phân hệ Marketing
- Giao diện lập trình ứng dụng (API)
- Phân hệ đánh giá nhân sự (Appraisal)
Tổng kết Odoo là gì và các thông tin chung
Một điều chắc chắn là sẽ không có một giải pháp nào hoàn hảo 100% cho một doanh nghiệp, thậm chí đối với các giải pháp trả phí. SAP và Oracle trước đây cũng rất chật vật khi triển khai tại Việt Nam. Theo khảo sát của ORIS về mức độ hài lòng đối với các giải pháp phần mềm hiện tại chỉ đạt dưới 42%, 38% là trung lập.
Thực tế rằng, dù tiêu tốn một khoản không ít chi phí và nguồn lực cho việc triển khai ERP nhưng mức độ thành công không phải lúc nào cũng là chắc chắn. Có nhiều nguyên nhân dẫn tới thất bại, ở góc độ kĩ thuật có một số nguyên nhân chính sau: thời gian triển khai quá lâu; hệ thống cứng nhắc, thiết kế ban đầu và thực tế khi triển khai đã sai khác nhau quá nhiều; chi phí vận hành bảo trì lớn.
Do vậy, khi triển khai phần mềm ERP, bản thân doanh nghiệp cũng cần định ra các yêu cầu của mình, giới hạn chúng dựa trên ngân sách và đưa ra yêu cầu thật rõ ràng cho đơn vị triển khai. Như vậy mới có thể nhanh chóng đưa giải pháp công nghệ vào thực tế, giảm thời gian lãng phí do tranh cãi và sửa chữa các sai lầm.
ORIS rất mong qua bài viết này phần nào đó giúp các anh chị hiểu được Odoo là gì cũng như một số khái niệm rất cơ bản về việc triển khai ERP / Open ERP cho doanh nghiệp của mình.