Mặc dù điều hành hoạt động kinh doanh dịch vụ của riêng bạn sẽ mang lại rất nhiều lợi tích, tuy nhiên việc trở thành công ty cá nhân đôi khi có thể là một thách thức rất lớn. Một trong những điều khó khăn nhất là bạn phải tự làm tất cả mọi công việc: từ quản lý tài khoản đến duy trì danh tiếng trực tuyến, quản lý các cuộc hẹn, phân loại thuế, theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý mạng xã hội và còn rất nhiều thứ khác nữa. Đảm nhận quá nhiều vai trò trong cùng một thời điểm gần như là điều không thể khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
May mắn thay, bất kể bạn đang đảm nhận vị trí nào trong doanh nghiệp của mình - từ CRM hoàn chỉnh đến các giải pháp trợ giúp cho các phần cụ thể của chu kỳ bán hàng, Odoo mang đến một loạt các công cụ kinh doanh có thể giúp bạn luôn cập nhật các hoạt động của mình. Mỗi doanh nhân luôn sở hữu một chút khác nhau trong quy trình làm việc của họ, dựa trên các dịch vụ mà họ cung cấp. Quy trình chung gần như giống nhau cho tất cả: tìm kiếm khách hàng tiềm năng, liên hệ ban đầu, cuộc gọi bán hàng, chào giá, làm việc trên dự án và theo dõi. Do đó, khi Odoo được triển khai đúng cách, nó có thể giải phóng một phần đáng kể thời gian và công sức trên con đường thực hiện.
Tầm quan trọng của việc sắp xếp hợp lý doanh nghiệp?
Là một doanh nhân, chìa khóa thành công là tạo ra và duy trì mối liên hệ mật thiết với doanh nghiệp. Mặc dù vẫn có thể thuê ngoài và tìm kiếm hỗ trợ, nhưng bạn vẫn cần hiểu rõ về tất cả các khía cạnh trong doanh nghiệp vì saucùng, bạn là ông chủ. Vì vậy, cách dễ nhất để tồn tại là tạo ra một hệ thống đáng tin cậy cho chính bạn để đảm bảo công việc chất lượng cao liên tục được hoàn thiện kịp thời; tính hiệu quả và năng suất là yếu tố rất quan trọng.
Có nhiều lý do tại sao mọi người nên tinh giản hóa hoạt động kinh doanh của mình; tuy nhiên, đây là một số điều cần xem xét:
- Giảm việc sử dụng giấy - Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng thông tin bản thân thường ghi trên giấy là cần thiết, tuy nhiên bạn không cần phải ghi tất cả trên giấy - thay vào đó bạn có thể chuyển sang dạng kỹ thuật số.
- Đây là bước đầu tiên để tự động hóa tất cả các công việc lặp đi lặp lại của bạn
- Sử dụng hệ thống quản lý tập trung giúp duy trì tất cả dữ liệu của bạn ở cùng một nơi - Từ thông tin liên lạc nội bộ và kế toán đến tiếp thị qua e-mail và thiết lập lịch trình; một ứng dụng được sử dụng cho mọi mục đích.
Odoo mang lại lợi ích gì?
Tinh giản hóa hoạt động trao đổi thông tin
Hoạt động trao đổi thông tin là nền tảng của một doanh nghiệp. Trao đổi thông tin hiệu quả là yếu tố thành công quan trọng nhất trong vòng đời quản lý dự án. Trung bình, một phần năm dự án thất bại do thiếu thông tin liên lạc giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và khách hàng.
Hộp thư đến
Từ nhắn tin 1:1, tin nhắn nhóm, trò chuyện trực tiếp, cuộc gọi âm thanh cá nhân và cuộc gọi nhóm, thảo luận và chia sẻ tệp, Odoo Inbox giúp bạn thực hiện hoạt động giao tiếp minh bạch và hiệu quả trong tổ chức của mình. Nó cho phép thực hiện hoạt động giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm, các phòng ban và toàn bộ công ty. Ngoài ra, tính năng này còn có khả năng tổ chức và lọc các cuộc trò chuyện thành các kênh khác nhau (có thể cho các dự án cụ thể, hỗ trợ kỹ thuật, trò chuyện chung, v.v.). Người dùng có thể tổ chức nhiều dự án, nhóm và các danh mục khác bằng cách sử dụng thẻ bắt đầu bằng #, cũng như chia sẻ tệp bằng cách kéo và thả chúng vào nền tảng.
Trò chuyện trực tiếp
Tính năng Live chat tích hợp với Trang web Odoo của bạn cho phép nhóm của bạn trả lời câu hỏi, lên lịch cuộc hẹn và bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trong các cuộc trò chuyện 1:1 với khách hàng.
![]()
SMS
Nếu đã lưu số điện thoại của khách hàng trong hồ sơ, bạn có thể liên hệ với họ để cập nhật khẩn cấp thông qua tin nhắn văn bản sử dụng Odoo SMS. Odoo VOIP cung cấp khả năng giao tiếp hai chiều, có nghĩa là khách hàng có thể trả lời bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi và bạn có thể trả lời trực tiếp.
Dành ít thời gian hơn cho e-mail
Thư điện tử là một trong những tính năng cần thiết nhưng tốn nhiều thời gian đối với bất kỳ ai.
Bạn không thể tránh né các cuộc trò chuyện với khách hàng, và bạn không nên làm như vậy.
Thay vào đó, những gì bạn có thể làm là tìm cách sử dụng ít e-mail hơn và truy cập hộp thư đến nhanh hơn. Loại bỏ những cuộc trò chuyện không cần thiết qua e-mail và quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả có thể giúp bạn tập trung vào các dự án quan trọng hơn trong danh sách việc cần làm của mình. Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện điều đó:
Sử dụng các câu trả lời tự động
Trước hết, hãy cố gắng thiết lập trả lời tự động cho các loại e-mail phổ biến mà bạn thường xuyên nhận được, chẳng hạn như:
• Yêu cầu từ khách hàng mới,
• Câu hỏi thường gặp
• Gửi Biểu mẫu Liên hệ
Nếu bạn thấy bản thân lặp đi lặp lại một câu nói với những người khác rất nhiều lần, bạn nên sử dụng tính năng phản hồi tự động để thực hiện tin nhắn đó. Ngay cả khi bạn cần nhấc điện thoại hoặc cung cấp thêm thông tin trực tiếp, e-mail tự động này sẽ cung cấp cho mọi người thêm thông tin và cho phép bạn có thời gian trả lời!
Ví dụ: bạn có thể tạo phản hồi tự động cho biểu mẫu yêu cầu khách hàng bao gồm thông tin và liên kết về bạn cũng như về những công việc sẽ diễn ra tiếp theo. Bằng cách sử dụng ứng dụng Marketing Automation, bạn có thể tạo một chiến dịch tiếp thị mới. Sau đó, tạo một mẫu e-mail với phần giới thiệu và liên kết nó với chiến dịch đó. Ở cuối e-mail, hãy sử dụng ứng dụng Appointments và thêm một liên kết để hướng khách hàng tiềm năng đến Cuộc gọi/Cuộc họp/Đặt lịch hẹn Trực tuyến của bạn. Hiệu quả mà tính năng này mang lại là mỗi khi một khách hàng tiềm năng mới điền vào và gửi biểu mẫu, một e-mail với phần giới thiệu của bạn sẽ được gửi đi tự động. Bạn vẫn cần phải kiểm tra và xem xét yêu cầu của họ, nhưng bạn sẽ không cần phải vội vàng trả lời họ ngay lập tức vì e-mail sẽ tự động gửi.
Tạo mẫu câu trả lời soạn trước
Đối với các loại phản hồi lặp lại nhiều lần nhưng yêu cầu nhiều tùy chỉnh, để tự động trả lời, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận khác và tạo một mẫu e-mail có thể chỉnh sửa và gửi đi. Hãy nghĩ về các e-mail như việc bạn luôn sẵn sàng có mặt hoặc giá cả của bạn cho khách hàng tiềm năng - nó sẽ phụ thuộc vào dự án, thời gian và tình huống, nhưng với một mẫu đã có sẵn, điều duy nhất bạn sẽ phải làm là thay đổi ngày và giá thực tế cho từng người.
Gửi cập nhật tự động
Thông báo các bản cập nhật của dự án cho khách hàng là việc làm cần thiết, tuy nhiên nó cũng có thể gây ra cảm giác tẻ nhạt, đặc biệt là với những khách hàng thường xuyên yêu cầu bản cập nhật. Một cách tuyệt vời để thực hiện công việc này là sử dụng ứng dụng Project Management và tất cả các công cụ cộng tác đi kèm. Sau đó, tạo và cấp cho khách hàng quyền truy cập cổng thông tin khách hàng của bạn vào đó. Khi bạn thực hiện điều này, họ sẽ không chỉ có một bức tranh thời gian thực, cập nhật về dự án của mình, mà cũng sẽ có các tính năng như thông báo và bản tóm tắt qua e-mail sẽ tự động cho họ biết khi bạn đang kiểm tra các đầu mục, chuyển nhiệm vụ dọc theo đường dẫn và những việc “đã hoàn thành” khác. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gửi e-mail sau khi mọi công việc bị gạch bỏ khỏi danh sách việc cần làm của mình.
Tự động lọc Hộp thư đến
Trong Hộp thư đến Odoo, tạo và sử dụng các kênh khác nhau cũng như các bộ lọc hiện có hoặc tạo các kênh tùy chỉnh để thêm vào các quy tắc bổ sung trong e-mail của bạn. Bằng cách này, hộp thư đến sẽ chỉ hiển thị những e-mail cần thiếtphải xem, vì vậy khi cần rời khỏi công việc khách hàng để kiểm tra e-mail, bạn sẽ chỉ tập trung vào những e-mail quan trọng nhất.
Lên lịch Cuộc hẹn
Hãy nghĩ đến tất cả những thông tin qua lại liên quan đến việc thiết lập các cuộc họp và cuộc gọi với khách hàng. Việc đồng bộ hóa lịch trình của mọi người và điều phối những thành viên có mặt và thời gian cũng như tổ chức lịch trình phù hợp với các cuộc hẹn khác có thể trở thành một vấn đề đau đầu, đặc biệt nếu mọi ngườiđang ở các địa điểm và múi giờ khác nhau. Đây là những nhiệm vụ chính không đáng để bạn mất đi thời gian quý báu. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng ứng dụng Odoo Appointments và để khách hàng thực hiện công việc.
Tinh giản hóa quy trình “Tìm và gia nhập khách hàng mới”
Tìm kiếm khách hàng mới là mạch máu trong hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn không thể có được khách hàng mới nếu không có hoạt động tiếp thị (ít nhất là không phải lúc nào cũng vậy).
Tuy nhiên, bạn có thể tối ưu hóa trang web của mình và cho phép doanh nghiệp bắt đầu tự động tiếp thị. Việc sở hữu một hệ thống CRM (quản lý quan hệ khách hàng) không chỉ siêu hữu ích, mà còn có thể giúp khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn với khách hàng trong một chặng đường dài.
Sử dụng Biểu mẫu liên hệ thông minh
Đối với những người đã sẵn sàng truy cập thẳng vào trang “Làm việc với chúng tôi” trên trang web của bạn, bạn sẽ muốn đây là bước đầu tiên trong quy trình giới thiệu khách hàng liền mạch.
Bằng cách sử dụng tính năng Website Form Builder, bạn có thể tạo lập các biểu mẫu liên hệ chi tiết, đặt ra câu hỏi quan trọng cho những khách hàng tiềm năng để cung cấp cho bạn thông tin cần thiết và chuyển họ sang bước tiếp theo trong quy trình bán hàng mà không làm họ bị choáng ngợp. Theo thời gian, khi đã có được một khách hàng xuất sắc, bạn có thể làm cho nó tốt hơn nữa bằng cách tự động hóa quy trình!
Tinh giản hóa tiếp thị qua email và Tạo chuỗi tiếp thị qua email
Bạn nên sử dụng e-mail marketing cho hoạt động kinh doanh dịch vụ của mình. Khi thực hiện tính năng này, bạn có thể gửi bản tin e-mail hàng tuần hoặc hàng tháng và có thể có nhận được những tin nhắn email mời chào miễn phí trên trang web của mình. Tuy nhiên, nếu chưa áp dụng tính năng này, hãy xem ứng dụng Email Marketing của chúng tôi và bắt đầu triển khai một ứng dụng ngay bây giờ. Bạn có thể tiến xa hơn nữa và biến bất kỳ người đăng ký nào chưa điền vào biểu mẫu “Hợp tác với chúng tôi” của bạn thành một khách hàng tiềm năng đầy thông tin và thú vị. Sau đó, sử dụng ứng dụng Marketing Automation và tạo một chuỗi chào mừng để nuôi dưỡng họ, cho họ biết cách bạn có thể giúp họ và cuối cùng là quảng cáo lại biểu mẫu/trang " Hợp tác với chúng tôi" của bạn. Tự động hóa hoặc quảng cáo hàng loạt phương tiện truyền thông xã hội
Việc hiện diện trên phương tiện truyền thông xã hội giúp tăng cường nhận thức, kết nối bạn với khách hàng, tăng lượng khách hàng tiềm năng và thu nhập. Tuy nhiên, việc tham gia Facebook, Twitter hoặc LinkedIn để tiếp thị bản thân có thể rất mất thời gian.
Ứng dụng Social Marketing cho phép bạn kiểm soát các kênh truyền thông xã hội và sự tương tác trong hệ thống quản lý của bạn. Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng tự động hóa việc chia sẻ nội dung của mình - lên lịch cho các bài đăng trên mạng xã hội, bài đăng trên blog, “mồi câu” thu hút khách hàng và thậm chí cho mọi người biết về tính khả dụng của khách hàng. Hoặc, bạn có thể nhận được danh sách chính xác lượng khách truy cập trang web của mình và tiếp cận họ qua E-mail, SMS hoặc Live Chat. Với tính năng này, bạn có thể theo dõi hành trình của một liên kết từ một bài đăng và nhận thông tin tức thì về mức doanh thu mà liên kết tạo ra, cũng như số lượng khách hàng tiềm năng mới.
![]()
Tinh giản hóa tài liệu
Quy trình kinh doanh của bạn chắc chắn bao gồm rất nhiều thủ tục giấy tờ, dự án và tất cả các loại tài liệu khác của khách hàng. Ngoài ra còn có tất cả các nội dung quản trị - các đề xuất ban đầu, hợp đồng với các khách hàng khác nhau, các hóa đơn và biên lai, biểu mẫu ký duyệt và mọi thứ khác. Mọi thứ đều cần thiết; bạn không thể để mất bất kỳ thứ gì trong số chúng.
Documents là ứng dụng giữ quyền kiểm soát mọi thứ - Chào mừng đến với thế giới Không cần giấy tờ! Nó cho phép bạn hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách cho phép chia sẻ, gửi, phân loại và lưu trữ các tài liệu đã tải lên và đã được quét, cũng như xử lý hàng loạt tài liệu bằng cách yêu cầu phê duyệt, thay đổi thư mục, gắn thẻ và gán nhiều tệp cùng một lúc thay vì từng tệp một.
Bạn cũng có thể tạo các tài liệu kinh doanh như hóa đơn của nhà cung cấp và bảng dữ liệu kỹ thuật, chỉ định chúng cho những người cụ thể, thực hiện chữ ký điện tử và gửi trực tiếp lại cho bạn. Nó giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thứ đang diễn ra.
Quản lý công việc
Khi quản lý công việc kinh doanh của riêng bạn, bạn không được hướng dẫn phải làm gì hay làm tại thời điểm nào. Bạn đang kiểm soát dòng công việc hàng ngày của chính mình, không có bất kỳ ai thúc đẩy bạn hoàn thành trong thời hạn, việc quản lý công việc đóng vai trò quan trọng hơn tất cả. Ứng dụng Project của Odoo có toàn quyền kiểm soát các dự án của bạn, trong khi ứng dụng quản lý Công việc và Ghi chú Tasks and Notes management có thể giúp nhắc nhở về một số nội dung quan trọng cần chú ý nhưng có khả năng bị lỗi. Ứng dụng này duyệt qua các thời hạn, dự án, điều khoản hợp đồng và các đầu vào liên quan khác của bạn cũng như tạo ra các nhiệm vụ cần chú ý một cách kỳ diệu. Ứng dụng này giống như có một trợ lý riêng không bao giờ ngủ… thường xuyên, thận trọng theo dõi công việc kinh doanh và thông báo cho bạn những việc bạn cần phải hoàn thành.
Theo dõi chi phí
Là một doanh nhân đơn độc, quản lý tài chính là một việc làm quan trọng, và theo dõi tất cả các khoản chi tiêu là một việc làm bắt buộc. Vấn đề là công việc này mất một lượng thời gian đáng kể để hoàn thành và không bao giờ có thể thực sự hoàn thành. Sử dụng ứng dụng Expenses của Odoo để thực hiện công việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu quả. Các giao dịch thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng của bạn sẽ tự động được nhập và phân loại. Biên lai kỹ thuật số có thể được chuyển tiếp trực tiếp đến ứng dụng và biên lai bằng giấy được nhập chỉ bằng một thao tác đơn giản với máy ảnh trên thiết bị di động của bạn. Cho dù đó là chi phí đi lại, đồ dùng văn phòng hay bất kỳ khoản chi nào khác của nhân viên, bạn có thể truy cập tất cả các khoản thu
và nộp chi phí từ trang tổng quan Chi phí và tạo, xác nhận hoặc từ chối chỉ bằng một cú nhấp chuột. Không cần tải xuống phần mềm chuyên dụng để duy trì hồ sơ chi phí - mọi thứ có thể được thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng!
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn thuê thêm người, họ có thể dễ dàng đính kèm các bản sao biên lai trực tiếp vào hồ sơ chi phí để tránh bị mất. Có thể thêm tệp đính kèm khi đang di chuyển với bất kỳ thiết bị di động nào bằng cách chụp ảnh biên nhận và gửi đến địa chỉ e-mail được chỉ định.
Tự động Theo dõi Thời gian Công việc
Tự động hóa theo dõi thời gian cho phép bạn biết chính xác cách thức doanh nghiệp sử dụng thời gian mà không lãng phí trong quá trình này. Với tổng quan chính xác về mọi hoạt động, từ thời gian dành cho cuộc gọi của khách hàng đến bán hàng hoặc chỉnh sửa đề xuất, bạn sẽ biết được lượng thời gian dành cho từng dự án, khách hàng và quản trị viên nội bộ. Tại đây, bạn có thể phát hiện ra các quy trình bị sai lệch hoặc không hiệu quả và điều chỉnh chúng để tối ưu hóa hoạt động. Odoo Timesheet và Timesheet Mobile là những ứng dụng tuyệt vời để theo dõi thời gian dành cho các dự án và nhiệm vụ khác nhau cũng như ghi lại số tiền bạn kiếm được cho mỗi dự án.
Tinh giản hóa tài chính
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng tính năng tự động hóa để thực hiện công việc của một người lưu trữ sổ sách và xử lý các “quản trị viên liên quan đến tài chính” trong doanh nghiệp của bạn.
Lập hóa đơn
Tiếp theo, sử dụng ứng dụng Invoicing sẽ giúp quản lý và tự động hóa hóa đơn, quản lý hợp đồng, tạo hóa đơn định kỳ, bảng chấm công hóa đơn, giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. Việc lập hóa đơn nói riêng sẽ có được nhiều lợi ích từ tính năng tự động hóa do việc thu tiền từ khách hàng là một công việc khó khăn và không thoải mái đối với một số người. Odoo Invoicing giúp cho việc ghi chép sổ kế toán trở nên thông minh. Bạn có thể tạo hóa đơn trực tiếp từ bảng chấm công của mình. Tất cả những gì phải làm là theo dõi thời gian của mình thông qua ứng dụng và khi đến thời điểm lập hóa đơn, bạn sẽ thấy từng nhiệm vụ của mình được liệt kê dựa trên khách hàng hoặc dự án của bạn. Hóa đơn cũng có thể được tạo tự động từ các đề xuất và hợp đồng của
bạn.
Nhấn nút “gửi” là tất cả những gì bạn phải làm. Thanh toán an toàn có thể được chấp nhận qua Paypal, Ingenico, Buckaroo, Stripe, Authorize.net, Atos Worldline hoặc Adyen ngay từ hóa đơn.
Nó thậm chí còn tự động hóa việc theo dõi hóa đơn và loại bỏ rắc rối khi gửi lời nhắc về các khoản thanh toán trễ hoặc chưa thanh toán khi chúng được tạo khi thanh toán trễ. Theo dõi tự động hóa là một công việc rất đơn giản để định hình và hỗ trợ quá trình tinh giản hóa công việc thanh toán để thực hiện thanh toán nhanh chóng và dễ dàng.
Kế toán
Và bây giờ, hãy đến với Odoo Accounting. Trừ khi bạn điều hành một công ty Kế toán, nếu không, bạn sẽ không thể trở thành một kế toán viên. Tuy nhiên tập trung tỉ mỉ vào công việc sổ sách cẩn thận là điều bạn luôn phải chú ý. Ứng dụng Accounting có tất cả các công cụ tiết kiệm thời gian mà bạn cần để phát triển doanh nghiệp. Nó giống như một nhân viên kế toán cá nhân của bạn. Trong một giao diện người dùng đẹp mắt, bạn có thể:
• Tự động đồng bộ hóa bảng sao kê ngân hàng với ngân hàng của bạn,
• Tạo hóa đơn sắc nét và chuyên nghiệp, quản lý các hóa đơn định kỳ và dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán,
• Kiểm soát hóa đơn của nhà cung cấp và nhận thông báo rõ ràng về các hóa đơn phải trả trong tương lai;
• Tiết kiệm thời gian và tự động hóa 95% quá trình đối chiếu tài khoản với công cụ đối chiếu thông minh của chúng tôi.
Từ quản lý các khoản phải thu, khoản phải trả, kế toán phân tích, tạo báo cáo động đẹp mắt, v.v. Đây là một ứng dụng tuyệt vời có mọi thứ bạn cần để duy trì hoạt động kinh doanh. Quan trọng nhất, mọi công việc này diễn ra trên thiết bị di động - có nghĩa là bạn có thể truy cập tức thì vào tất cả các tính năng kế toán, dù bạn ở đâu, trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.