Sắp xếp hàng hóa khoa học
Điều đầu tiên trong quy trình quản lý kho hiệu quả chính là khâu sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học, dễ tìm kiếm và bốc dỡ. Rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc lưu trữ hàng hóa trong kho dẫn đến tốn kém thời gian, nhân lực và chi phí. Thậm chí có thể dẫn đến tình huống phát sinh, ảnh hưởng mối quan hệ giữa quản kho và nhân viên kho xưởng.
Để quá trình sắp xếp trong kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể định ra các quy ước chung phù hợp với tình hình sản xuất như:
- Mặt hàng tiêu thụ mạnh xếp phía ngoài, hàng tiêu thụ yếu xếp phía trong.
- Mặt hàng lớn đặt nơi dễ di chuyển, tháo dỡ.
- Thống nhất các nguyên tắc chung về sắp xếp hàng hóa trong kho, phổ biến quy định đó cho các nhân sự liên quan.
Gắn nhãn, thẻ cho hàng hóa trong khi
Bên cạnh việc sắp xếp hàng hóa khoa học để quá trình quản lý kho vận hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc gắn các nhãn, thẻ hàng để nhận diện mặt hàng nhanh chóng. Việc dán nhãn giúp tìm kiếm hàng hóa nhanh hơn. Song song đó, quá trình kiểm kê hàng hóa cũng nhanh gọn, tiết kiệm mọi nguồn lực.
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả: nhập trước - xuất trước
Khâu nhập trước - xuất trước tức là những lô hàng nhập trước cần phải xuất đi trước và ngược lại. Công đoạn này giúp tránh tình trạng hàng hóa để lâu trong kho, hết hạn sử dụng phải thanh lý giá rẻ.
Quy tắc này không chỉ áp dụng cho mặt hàng có hạn sử dụng mà cho các mặt hàng như thời trang, công nghệ… Những mặt hàng này thường theo xu hướng thị trường. Nếu hàng hóa xuất không đúng thời điểm khiến hàng hóa khó lưu thông do lỗi thời.
Kiểm tra kỹ thông tin, số lượng hàng hóa nhập-xuất kho
Đây là khâu dễ xảy ra tình trạng sai lệch số liệu. Nguyên nhân có thể từ nhân viên kho chưa có nhiều kinh nghiệm, ghi chép số liệu sai sót hoặc xuất - nhập hàng hóa không được ghi lại.
Để giảm thiểu tình trạng này, người vận chuyển hàng hóa cần phiếu ghi nhận. Khi tiến hành nhập kho hàng hóa, nhân viên kho cần kiểm tra số lượng hàng hóa trên phiếu nhận và thực tế. Nếu các thông số trùng khớp mới tiến hành nhập hàng vào kho.
Bên cạnh đó, việc xuất-nhập kho hàng hóa cần được lên kế hoạch hoặc thông tin từ trước. Việc này nhằm đảm bảo có sự chuẩn bị, sắp xếp thời gian để khâu nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác.
Xác định rõ ràng trách nhiệm cho nhân viên kho
Đối với những kho hàng lớn, nhiều mặt hàng thì quản kho nên chia nhỏ đầu việc cho từng nhân viên kho. Điều này giúp quản lý công việc, hàng hóa được tốt hơn, nâng cao ý thức, trách nhiệm của từng nhân sự kho hàng. Hơn hết, chia việc rõ ràng giúp nhân viên nắm chắc công việc, giảm thiểu thất thoát hàng hóa, quản lý kho hàng hiệu quả hơn.
Kiểm kê kho định kỳ
Thông thường, kiểm kê hàng hóa diễn ra theo từng tháng. Việc này giúp đối chiếu với số liệu trước đó, tìm ra thất thoát và nhanh chóng xử lý rủi ro. Điều này giúp hệ thống quản lý kho hiệu quả và tốt hơn.
Thanh lý hàng hóa gần hết hạn sử dụng
Sau quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho, doanh nghiệp sẽ nắm được số liệu thực tế về các mặt hàng lưu trữ trong kho bãi. Từ đó lên kế hoạch, chiến lược đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hóa tồn lâu, thanh lý hàng sắp hết hạn.
Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho hiệu quả
Dù doanh nghiệp của bạn áp dụng những nguyên tắc nêu trên song việc quản lý kho hiệu quả cần đến sự hỗ trợ từ công nghệ. Ngày nay, để quá trình vận hành hàng hóa diễn ra xuyên suốt, doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm quản lý kho ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lớn và nhỏ. Nhờ các tính năng như truy xuất thông tin nhanh chóng, kiểm kê hàng hóa, lưu trữ số liệu trên điện toán đám mây, tính toán chi phí…
Với phần mềm quản lý kho hiệu quả Odoo, mọi thao tác trong quá trình quản lý và vận hành kho bãi chính xác và nhanh hơn nhiều lần. Phần mềm giúp hạn chế sai lệch dữ liệu, tối ưu chi phí và nhân sự.
Xây dựng kế hoạch dự phòng
Bạn cần lường trước những tình huống rủi ro có thể xảy đến để có các biện pháp kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại cho doanh nghiệp. Các tình huống có thể xảy đến như:
- Doanh thu tăng trưởng tốt dẫn đến lượng hàng không bổ sung kịp thời.
- Thiếu hụt chi phí dẫn, không đủ chi trả cho nguồn hàng.
- Kho hàng không đủ chỗ chứa.
- Nhà sản xuất không đáp ứng đủ đơn hàng.
- Nhà sản xuất ngừng cung cấp hàng hóa mà không thông báo.
- Tác động bên ngoài ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
Việc áp dụng kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động tìm kiếm cách giải quyết khi không may vướng phải tình huống không mong muốn. Ứng dụng công nghệ là phương pháp quản lý kho hiệu quả mà doanh nghiệp của bạn nên cân nhắc.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho Odoo
Trên đây là thông tin và cách quản lý kho hiệu quả nhờ phần mềm quản trị. Nếu áp dụng các cách quản trị trên đây, ORIS tin rằng doanh nghiệp của bạn hoàn toàn kiểm soát vận hành hàng hóa và kho bãi hiệu quả.