Triển khai ERP là gì?
Trước khi tìm hiểu quy trình Triển khai ERP là gì, chúng ta cùng tìm hiểu hệ thống ERP.
Hệ thống ERP là viết tắt từ Enterprise resource planning systems. Đây là giải pháp công nghệ đa nhiệm, có chức năng quản lý hệ thống nhiều phòng, ban của một doanh nghiệp. Hệ thống ERP dùng để quản lý, thu thập, lưu trữ và phân tích mọi dữ liệu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhân sự, sản phẩm, thanh toán… của doanh nghiệp.
Có thể nói hệ thống ERP trở thành công cụ quản lý đắc lực mà nhiều doanh nghiệp ngày nay áp dụng. Giải pháp thân thiện với người dùng, bảo mật cao và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp sử dụng.
Triển khai ERP nhằm tổng hợp, thống nhất và quản lý các thông tin từ phòng/ ban doanh nghiệp. Triển khai hệ thống ERP giúp nâng cao chất lượng các hoạt động nhờ nhiều tính năng khép kín và kết nối chặt chẽ. Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp như gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian và chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc...
Các phương pháp triển khai ERP thành công
Từ góc độ của một nhà lãnh đạo có quyền quyết định trực tiếp về phương pháp triển khai Odoo ERP, bạn có thể chọn một trong ba chiến lược triển khai ERP sau đây:
Big Bang (phương pháp triển khai toàn diện) - Đây là phương pháp triển khai tổng thể cho tất cả các phòng ban trong tất cả các mô-đun cùng một lúc. Yêu cầu một sự kết hợp lớn các nguồn lực và sẽ không thể tránh khỏi việc gián đoạn kinh doanh.
Phased (triển khai theo từng giai đoạn) - Bạn có thể chia dự án của mình thành nhiều giai đoạn để triển khai và sẽ dần dần mở rộng giải pháp ERP đến các phòng ban ít quan trọng hơn. Giải pháp này là một trong những phương pháp cốt lõi được ORIS áp dụng để tránh làm tổn hại đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Parallel (phương pháp triển khai song song) - Đây là phương pháp triển khai mà bạn sẽ sử dụng đồng thời giải pháp phần mềm hiện tại cùng với giải pháp mới. Phương pháp này hiện nay gần như bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn của các hoạt động hiện tại.
Big Bang - Triển khai toàn diện
Như đã phân tích ở trên, đây là chiến lược triển khai mang rủi ro lớn, lớn nhất trong ba chiến lược, nhưng đổi lại, nó có hai lợi thế (1) thời gian triển khai nhanh và (2) chi phí thấp. Chọn phương pháp Big Bang khi yêu cầu của lãnh đạo là nhanh chóng đưa giải pháp Odoo ERP vào doanh nghiệp, nhưng bạn cần chuẩn bị cực kỳ cẩn thận cho toàn bộ quá trình triển khai.
Với lựa chọn này, thông thường sẽ được triển khai vào giai đoạn thấp hoặc vào thời điểm thị trường không thuận lợi như giai đoạn doanh nghiệp gặp phải đại dịch Covid-19.
Cách tiếp cận luôn là vấn đề bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Hầu hết các giải pháp ERP được thiết kế với quy trình chuẩn, vì vậy hãy cố gắng thích nghi quy trình hiện có với ERP, đặc biệt là các ERP có nhiều năm kinh nghiệm như Odoo, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic AX.
Để thành công, điều cần thiết là bạn phải xác định và giảm thiểu rủi ro, hiểu rõ nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp - giải pháp đáp ứng được bao nhiêu tính năng? Tỷ lệ người dùng yêu cầu là bao nhiêu? Có bao nhiêu yêu cầu còn lại cần được tùy chỉnh và phát triển riêng? Thời gian phát triển là bao lâu? Nó có ảnh hưởng đến hoạt động theo kế hoạch không? Nhiều yếu tố cần được xem xét và thảo luận kỹ lưỡng giữa đội triển khai và đội tư vấn kỹ thuật.
Với Big Bang, cần phải chi tiết hơn, phải được giám sát chặt chẽ với mục đích duy nhất là giảm thiểu rủi ro cho dự án. Bất kỳ thay đổi nào trong yêu cầu của người dùng đều ảnh hưởng lớn đến tiến độ và kế hoạch triển khai của toàn bộ dự án. Do đó, nó cần được kiểm soát chặt chẽ.
Triển khai theo từng giai đoạn
Triển khai theo từng giai đoạn được sử dụng khi bạn muốn chia dự án thành nhiều giai đoạn như triển khai bán hàng, mua hàng, và quản lý tồn kho trước; sau đó đến logistics, sản xuất, và cuối cùng là kế toán tài chính, v.v. Giai đoạn cụ thể phụ thuộc vào mức độ khẩn cấp của từng cụm quy trình cốt lõi trong toàn bộ quá trình hoạt động. Có các cách chia giai đoạn như sau:
- Chia giai đoạn theo mô-đun (Bán hàng, kế toán, tài chính).
- Chia giai đoạn theo chuỗi quy trình liên kết nhiều phòng ban. Đây là tùy chọn được ORIS khuyến nghị cho nhiều khách hàng triển khai ERP thành công.
- Chia giai đoạn theo đơn vị kinh doanh của doanh nghiệp bạn (thường áp dụng ở cấp độ tập đoàn).
- Chia giai đoạn theo vị trí địa lý (thường áp dụng cho các công ty đa quốc gia).
Triển khai theo từng giai đoạn được xem là chiến lược triển khai trung hòa nhất, mức độ rủi ro vừa phải, thời gian triển khai cũng trung bình trong ba phương pháp triển khai, và cuối cùng chi phí cũng ở mức trung bình của ba phương pháp.
Khi triển khai thành công một giai đoạn, doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ có nhiều kinh nghiệm để điều chỉnh trong giai đoạn tiếp theo, thay đổi cách tiếp cận để phù hợp hơn, điều chỉnh các bước triển khai, cách làm việc nội bộ trong đội triển khai cũng như cho người dùng cuối là nhân viên.
Triển khai song song
Với lựa chọn triển khai này, bạn sẽ vận hành song song giữa phần mềm hiện tại (excel, misa, bravo, fast, v.v.) và giải pháp ERP trong một thời gian dài, và chuyển dần từng bước từ phần mềm quản lý cũ sang hệ thống mới. Đây là phương pháp triển khai tốn nhiều thời gian và chi phí nhất, nhưng đổi lại rất an toàn vì người dùng sẽ tiếp cận dần dần cho đến khi họ hoàn toàn làm chủ được giải pháp ERP mới và có đủ kinh nghiệm để từ bỏ giải pháp cũ.
Đối với mỗi doanh nghiệp, ORIS có thể đưa ra các tùy chọn phù hợp nhất tùy thuộc vào tình hình thực tế và năng lực của nhân sự. Bạn có thể chọn một phương pháp cụ thể, hoặc có thể kết hợp các phương pháp cho từng giai đoạn triển khai để đảm bảo thành công cho dự án. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng giải pháp ERP được đưa vào vận hành đúng thời hạn và với chi phí chấp nhận được.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi triển khai ERP thành công
Xây dựng hệ thống ERP mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp như gia tăng lợi nhuận, tối ưu thời gian và chi phí sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc...
Sự khôn ngoan và khả năng giao tiếp của lãnh đạo và ban quản lý dự án trong chiến lược triển khai giải pháp ERP đóng vai trò rất quan trọng. Bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng, nhận lời khuyên từ các chuyên gia về quản trị doanh nghiệp cũng như các chuyên gia về triển khai hệ thống để đảm bảo lựa chọn đúng giải pháp và phương pháp triển khai.
Trên đây là những thông tin chi tiết về giải pháp triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp. ORIS hiện là một trong các công ty triển khai ERP tại Việt Nam hàng đầu hiện nay. Với đội ngũ kỹ thuật viên hơn 10 năm kinh nghiệm cùng hệ thống chăm sóc khách hàng sẵn sàng giải đáp các vấn đề, ORIS tự tin là đơn vị triển khai hệ thống ERP mà doanh nghiệp hoàn toàn tin tưởng.