Quản lý quá trình Tuyển dụng

1. Đăng tin Tuyển dụng

• Truy cập ứng dụng Tuyển dụng, bấm nút Chưa đăng tại ví trí công việc muốn đăng tin

• Vị trí công việc chuyển sang trạng thái Đã đăng. Ứng viên có thể nhìn thấy và nộp hồ sơ cho vị trí công việc này trên website

• Có thể sử dụng mail alias để đăng tuyển ở các trang tuyển dụng khác, khi có ứng viên gửi mail ứng tuyển về mail alias hệ thống sẽ tự động tạo thông tin ứng viên

2. Tạo hồ sơ ứng viên

• Truy cập ứng dụng Tuyển dụng > Hồ sơ ứng viên > Theo từng vị trí công việc tìm đến Vị trí công việc muốn tạo ứng viên sau đó bấm vào nút biểu thị số lượng Ứng viên.

• Bấm Mới để tạo ứng viên cho Vị trí công việc này.

• Hệ thống hiển thị giao diện thông tin ứng viên, cần nhập thông tin của ứng viên

• Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin ứng viên

3. Liên lạc và hẹn lịch phỏng vấn với ứng viên

Trao đổi với ứng viên, Gửi và nhận email với ứng viên

• Truy cập ứng dụng Tuyển dụng > Hồ sơ ứng tuyển > Tất cả đơn xin việc.

• Bấm vào hồ sơ ứng viên muốn trao đổi.

• Trên giao diện hồ sơ ứng viên, bấm vào Gửi tin nhắn để soạn email gửi cho ứng viên, tích vào ô tên và email của ứng viên. Cần chắc chắn rằng đã nhập địa chỉ email trên hồ sơ ứng viên

• Soạn email: nhập nội dung email, bấm vào biểu tượng đính kèm để đính kèm tài liệu (văn bản yêu cầu ứng viên chuẩn bị hồ sơ, mẫu sơ yếu lý lịch, v.v. ) và có thể bấm vào biểu tượng mở rộng để sử dụng công cụ soạn thảo văn bản nếu cần.

• Trên cửa sổ mở rộng, cũng có thể thêm người nhận, thay đổi chủ đề email để tăng hiệu quả trao đổi công việc.

• Sau khi soạn xong email, bấm Gửi để gửi email cho ứng viên.

Đặt lịch hẹn với ứng viên: Từ giao diện Hồ sơ ứng viên, có hai cách để đến giao diện Lịch

Cách  1: Chọn Loại hoạt động là Cuộc họp, bấm Mở lịch, hệ thống sẽ điều hướng đến giao diện Lịch.

Cách 2: Bấm vào nút Không có cuộc gặp, cũng có thể đi đến giao diện Lịch.

• Từ trên giao diện Lịch, bấm vào một thời điểm để tạo buổi phỏng vấn, phần mềm sẽ tự động gợi ý tên của buổi phỏng vấn theo tên của ứng viên. Điều này giúp giảm tải công việc cũng như tránh xảy ra nhầm lẫn, sai sót.

4. Chuyển giai đoạn hồ sơ ứng viên

Cách 1: Có thể xem tổng quan hồ sơ ứng viên đang ở giai đoạn nào trên giao diện Kanban bằng cách truy cập vào Tuyển dụng > Hồ sơ ứng viên > Tất cả đơn xin việc

• Có thể chuyển giai đoạn hồ sơ ứng viên từ ngay trên giao diện Kanban bằng cách kéo thả giữa các giai đoạn.

Cách 2: Có thể truy cập vào hồ sơ ứng viên, bấm vào Giai đoạn bạn muốn chuyển đến để chuyển giai đoạn hồ sơ ứng viên.

Quản lý hồ sơ Nhân viên và Kế hoạch Onboarding Plan

1. Quản lý hồ sơ Nhân viên

Cách tạo nhân viên và quản lý thông tin trên hệ thống phần mềm Odoo

Cách 1: Tạo nhân viên trực tiếp từ thông tin ứng viên

Khi nhân viên vượt qua hết tất cả các vòng phỏng vấn, tại màn hình thông tin nhân viên sẽ có nút tạo nhân viên trực tiếp tại đây

• Bấm nút Tạo nhân viên để tạo mới thông tin nhân viên

• Một Nhân viên mới sẽ được tạo và sẽ kế thừa các thông tin đã điền tại thông tin ứng viên

Cách 2: Tạo nhân viên trực tiếp tại ứng dụng Nhân viên

• Truy cập ứng dụng Nhân viên, bấm nút Mới để tạo mới nhân thông tin nhân viên

Quản lý thông tin nhân viên

Thông tin chung

• Tại màn hình thông tin chung sẽ quản lý các thông tin như: Chức vụ, số điện thoại liên hệ, email công việc, người quản lý, người huấn luyện,…

Thông tin công việc

• Tại tab thông tin công việc sẽ quản lý các thông tin cơ bản như thời gian làm việc, địa chỉ làm việc,… của nhân viên

Thông tin riêng tư

• Tại tab thông tin riêng tư sẽ quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên như: Địa chỉ nhà, thông tin tài khoản, thông tin liên hệ khi có việc khẩn cấp, tình trạng hôn nhân, bằng cấp,…

Thiết lập nhân lực

• Đây là nơi quản lý các thông tin liên quan đến nhân lực công ty như: Mã chấm công, vị trí công việc, tài khoản sử dụng liên kết với nhân viên,..

Quản lý hợp đồng lao động của nhân viên

Tạo hợp đồng lao động

• Truy cập vào ứng dụng Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng.

• Sẽ nhìn thấy danh sách Hợp đồng được nhóm theo Tình trạng, bấm vào nút Mới.

• Màn hình hiển thị giao diện Hợp đồng: Hợp đồng sẽ quản lý 2 phần là thông tin cơ bản và thông tin lương của nhân viên

• Ngoài ra có thể bấm vào Tệp đính kèm để tải file Hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến hợp đồng lên hệ thống phục vụ nhu cầu xem và lưu trữ thông tin giấy tờ.

Chuyển giai đoạn Hợp đồng

Cách 1: Có thể xem tổng quan hợp đồng nhân viên đang ở giai đoạn nào trên giao diện Kanban bằng cách truy cập vào Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng

• Có thể chuyển giai đoạn hợp đồng nhân viên từ ngay trên giao diện Kanban bằng cách kéo thả giữa các giai đoạn.

Cách 2: Có thể truy cập vào hồ sơ nhân viên, bấm vào Giai đoạn muốn chuyển đến để chuyển giai đoạn hợp đồng nhân viên.

2. Kế hoạch Onboarding Plan

Khi muốn lập một Kế hoạch Onboarding Plan cho nhân viên, truy cập vào giao diện của nhân viên đó bằng cách truy cập vào menu Nhân viên

• Chọn nhân viên muốn lập kế hoạch.

• Tại giao diện nhân viên, cần kiểm tra trường thông tin Người quản lý và Người huấn luyện để đảm bảo đúng. Sau đó nhấn vào nút Bắt đầu kế hoạch.

• Chọn kế hoạch Onboarding plan và thời gian bắt đầu kế hoạch

• Sau khi khởi động kế hoạch, tại giao diện lịch sử trao đổi sẽ xuất hiện các hoạt động đã lên Kế hoạch Onboarding Plan với các ấn định hoạt động cụ thể cho các đối tượng là quản lý, người huấn luyện, người chịu trách nhiệm hoặc nhân viên dựa trên thiết lập tại Kiểu kế hoạch.