Quản lý sản phẩm trong kho

Tạo danh mục đơn vị tính và đơn vị tính cho sản phẩm

Sản phẩm trong doanh nghiệp rất đa dạng, bạn có thể nhập mua theo kiện nhưng lại bán theo gói và quản lý tồn kho theo từng chiếc. Phần mềm quản lý Kho sẽ hỗ trợ việc thiết lập đơn vị tính trên từng sản phẩm, người dùng không cần quan tâm đến việc rà soát lại xem việc quy đổi sản phẩm này có đúng hay không. 

Kích hoạt tính năng Đa đơn vị

Để có thể dùng nhiều đơn vị tính khác nhau giữa các sản phẩm và cùng 1 sản phẩm, bạn cần kích hoạt tính năng Đa đơn vị.

Truy cập ứng dụng Tồn kho -> Cấu hình -> Cài đặt. Tại đây, bạn tích chọn ô Đơn vị tính, sau đó nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin.​​

Tạo danh mục đơn vị tính và đơn vị tính

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Tồn kho -> Cấu hình -> Danh mục đơn vị tính. Tại đây, bạn nhấn nút Mới để tạo mới danh mục đơn vị tính và đơn vị tính.

• Bước 2: Điền thông tin vào, sau đó nhấn vào icon đám mây để lưu thông tin lại.

• Danh mục đơn vị tính: Tên danh mục đơn vị tính.  
• Nhấn Thêm một dòng để bắt đầu tạo một đơn vị tính mới.
• • Đơn vị tính: Tên đơn vị tính.
  • Loại: Xác định đơn vị mới này lớn hơn hay nhỏ hơn đơn vị gốc.
  • Tỷ lệ: Thể hiện tỷ lệ quy đổi giữa đơn vị gốc và đơn vị tính đang tạo. Ví dụ: đơn vị tính này lớn hơn đơn vị gốc bao nhiêu lần.
  • Đang hoạt động: Mặc định tích chọn nếu đơn vị tính này được đưa vào sử dụng.
  • Làm tròn chính xác: Tùy từng loại đơn vị tính sẽ có độ làm tròn khác nhau. Nếu trong trường hợp đơn vị tính của bạn không thể chia nhỏ hơn nữa, thì độ chính xác làm tròn bằng 1.
  • • Ví dụ 1: Sản phẩm Màn hình Samsung, đơn vị tính nhỏ nhất quy định là cái. Thực tế quản lý tồn kho theo cái, và bản chất của sản phẩm hay đơn vị tính thì không thể chia nhỏ hơn nữa, nên độ chính xác làm tròn bằng 1.
    • Ví dụ 2: Sản phẩm Dầu nhớt thủy lực nhập mua theo thùng (1 thùng = 18 Lít). Quản lý các hoạt động kho của sản phẩm này theo đơn vị Lít. Tuy nhiên, nhỏ hơn Lít có đơn vị Mililit. Khi xuất kho sản phẩm này, bạn vẫn có thể xuất 1.6 Lít hay 1.06 Lít để sử dụng. Tùy theo nhu cầu quản lý của bạn cho sản phẩm này, bạn xác định độ chính xác làm tròn cho đơn vị Lít là 0.1 hay 0.01.

Các đơn vị tính phải thuộc cùng một nhóm đơn vị tính thì mới có thể quy đổi với nhau.

Tạo danh mục sản phẩm

Để thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý sản phẩm trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng, hầu hết các doanh nghiệp đều cần phân loại và chia sản phẩm thành các nhóm sản phẩm (Danh mục sản phẩm) theo các tiêu chí và mục đích khác nhau. Có thể phân loại theo:

• Đặc tính của các sản phẩm. Ví dụ: các sản phẩm có thể bán, các sản phẩm là hàng hóa, các sản phẩm dịch vụ, các sản phẩm là chi phí, v.v..
• Tính chất và cơ cấu của sản phẩm. Ví dụ: nhóm sản phẩm linh kiện, nhóm sản phẩm bán thành phẩm, v.v..
• Cách định khoản hạch toán kế toán của các sản phẩm, v.v..

Nhóm sản phẩm trong Viindoo được xây dựng theo cấu trúc phả hệ cha - con nhằm giúp doanh nghiệp rõ ràng hơn trong việc quy hoạch và quản lý sản phẩm của mình.

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Kho vận -> Cấu hình -> Danh mục sản phẩm. Tại đây, nhấn nút Mới để tạo mới danh mục sản phẩm.​

• Bước 2: Điền thông vào, sau đó nhấn biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin.

• • Danh mục: nên đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu và dễ phân biệt cho người dùng.
  • Danh mục cha: nếu nhóm tạo mới này được đặt là nhóm con của một nhóm khác.
  • Tuyến cung ứng: tuyến hàng hóa được áp dụng mặc định cho nhóm này để xuất hàng hoá. Nếu không áp dụng có thể bỏ trống.  
  • Bắt buộc tiến hành chiến lược xuất kho: Tất cả sản phẩm của nhóm này sẽ được áp dụng chính sách xuất kho này. 
  • • FIFO (Nhập trước, Xuất trước): Chiến lược FIFO (Viết tắt của từ First in- First out) có ý nghĩa là các sản phẩm nhập kho trước sẽ được chuyển đi trước. Các doanh nghiệp nên áp dụng chiến lược này là các doanh nghiệp bán hàng hóa dễ hư hỏng, hoặc có chu kỳ tương đối ngắn. Ví dụ như: thực phẩm, dược phẩm, quần áo.
    • LIFO (Nhập sau, Xuất trước): Với phương pháp quản lý kho này, sản phẩm được đưa vào cuối cùng sẽ được chuyển ra trước.
    • FEFO (Hết hạn trước, Xuất trước): Chiến lược FEFO các sản phẩm được di chuyển khỏi kho theo ngày loại bỏ của chúng. Sản phẩm nào có ngày loại bỏ gần nhất thì được xuất trước.
    • Địa điểm gần nhất: Chiến lược này sẽ ưu tiên dịch chuyển sản phẩm ở vị trí gần nhất. Vị trí của địa điểm được xác định dựa trên tên của địa điểm đó, sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái Latin.
  • Phương pháp giá vốn: tất cả các sản phẩm của nhóm sẽ được lấy theo phương pháp giá vốn này.
  • • Giá tiêu chuẩn: khi chọn phương pháp này, tất cả các hàng hóa trong nhóm sẽ được ghi nhận theo giá vốn được thiết lập thủ công trên giao diện chi tiết sản phẩm.
    • Nhập trước xuất trước (FIFO): giá trị hàng hóa được ghi nhận dựa theo quy tắc sau: sản phẩm nhập trước sẽ được xuất trước và giá trị của sản phẩm cũng được xuất tương ứng.
    • Giá trung bình (AVCO): giá trị hàng hóa xuất kho được tính bằng giá trị hàng tồn kho của từng sản phẩm / tổng số lượng hàng tồn kho tương ứng của từng sản phẩm.

• • Tài khoản doanh thu: Khi bán sản phẩm nhóm này, doanh thu được ghi nhận vào tài khoản đã thiết lập.
    
  • Tài khoản chi phí: Khi mua sản phẩm nhóm này, chi phí được ghi nhận vào đây
    

• • • Với sản phẩm kiểu dịch vụ: thiết lập tài khoản chi phí: 642, 641, 621, 622, 627.
    • Với sản phẩm kiểu hàng hóa: sử dụng tài khoản trung gian ghi nhận hàng hóa chờ nhập kho. Ví dụ: tài khoản 151.

Tạo sản phẩm

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Tồn kho -> Sản phẩm -> Sản phẩm. Tại đây, bạn nhấn nút Mới để tạo mới sản phẩm.
  

• Bước 2: Điền thông tin vào, sau đó nhấn vào icon đám mây để lưu thông tin lại.
  Điền thông tin cơ bản:

• • Tên sản phẩm: tên của sản phẩm, có thể dịch sang ngôn ngữ khác sử dụng cho khách hàng nước ngoài bằng cách ấn vào biểu tượng VI ở góc phải;
  • Ảnh sản phẩm: thêm ảnh minh họa của sản phẩm;
  • Có thể bán được: khi đánh dấu vào ô, sản phẩm có thể dùng ở ứng dụng Bán hàng; Nếu chọn, tab Bán hàng sẽ hiển thị để điền thông tin sản phẩm liên quan đến bán hàng.
  • Có thể mua được: khi đánh dấu vào ô, sản phẩm có thể dùng ở ứng dụng Mua hàng. Nếu chọn, tab Mua hàng hàng sẽ hiển thị để điền thông tin sản phẩm liên quan đến mua hàng.

​Điền thông tin tại tab Thông tin chung: 

• • Loại sản phẩm:
    
  • • Tiêu dùng: sử dụng trong trường hợp sản phẩm dùng nội bộ, giá trị nhỏ, không cần quản lý số lượng lưu kho, không quản lý bút toán kế toán liên quan;
    • Dịch vụ: chọn kiểu này nếu là sản phẩm dịch vụ, không có hình thù vật lý, phi vật thể; Nếu chọn giá trị này, tabTồn kho sẽ bị ẩn.
    • Sản phẩm lưu kho: áp dụng với sản phẩm có quản lý số lượng lưu kho, chỉ xuất hiện khi cài module Kho vận.
  • Chính sách xuất hóa đơn: Mặc định chọn chính sách theo cài đặt chung, có thể thay đổi. Lựa chọn một trong hai cách xuất hóa đơn bao gồm:
    • • Theo số lượng đặt hàng: nếu bạn chọn phương án này, bạn có thể xuất hóa đơn ngay khi đơn bán được xác nhận;
      • Theo số lượng bàn giao: chọn phương án này, bạn có thể tạo hóa đơn cho khách hàng sau khi xác nhận phiếu xuất kho giao hàng. Hệ thống sẽ tự động thêm số lượng vào hóa đơn dựa trên số lượng mà bạn đã xuất kho hoặc xuất kho từng phần.
  • Đơn vị tính: đơn vị tiêu chuẩn của sản phẩm. Nếu được chọn đây sẽ là đơn vị lưu kho mặc định;
  • Đơn vị tính mua hàng: đơn vị tính gợi ý của sản phẩm trong đơn mua hàng;
    
  • Giá bán: giá được gợi ý trên báo giá, đơn bán. Trên đơn bán cũng có thể điều chỉnh lại giá sản phẩm hoặc có thể thiết lập nhiều bảng giá khác nhau cho sản phẩm.
  • Thuế khách hàng: các loại thuế giá trị gia tăng được áp dụng cho khách hàng, được thể hiện trong báo giá, đơn bán;
  • Giá vốn: giá vốn của sản phẩm được tính tùy vào phương pháp giá vốn được lựa chọn trên form nhóm sản phẩm.
  • Danh mục sản phẩm: lựa chọn danh mục cho sản phẩm.
    
  • Mã tham chiếu nội bộ: mã sản phẩm dùng trong nội bộ doanh nghiệp;
  • Mã vạch: mã vạch của sản phẩm, dùng cho máy quét mã vạch;
  • Thẻ mẫu sản phẩm: Gắn thẻ cho sản phẩm để phân loại phục vụ cho việc tìm kiếm.
  • Ghi chú nội bộ: các lưu ý nội bộ dành cho sản phẩm.​
    

​ ​Điền thông tin tại tab Bán hàng: 

• • Mô tả cho bán hàng: dòng ghi chú được thêm vào mô tả ở dòng sản phẩm trong đơn bán và hóa đơn khách hàng.

​Điền thông tin tại tab Mua hàng: 

• • Nhà cung cấp: là những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm này. Thông tin này cần nhập đầy đủ phục vụ cho quá trình đề xuất đơn hàng tự động ở một số tình huống khi kích hoạt và sử dụng chuỗi cung ứng cho sản phẩm. 
  • Thuế nhà cung cấp: các loại thuế của sản phẩm trong đơn mua hàng;
  • Chính sách kiểm soát: Mặc định áp dụng chính sách theo cài đặt chung, có thể điều chỉnh lại.
  • • Theo số lượng đặt hàng: xuất hóa đơn ngay khi xác nhận đơn mua, dựa trên số lượng hàng hóa được đặt trên đơn;
    • Theo số lượng hàng nhận: lựa chọn phương án này, bạn sẽ không thể ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp cho đến khi xác nhận phiếu nhận hàng. Khi hàng hóa đã được nhận về kho, bạn có thể ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp.
  • Diễn giải mua hàng: thông tin mô tả sẽ được thêm vào yêu cầu chào giá gửi nhà cung cấp.

​ ​Điền thông tin tại tab Tồn kho: 

• • Tuyến cung ứng: các tuyến đường đi của sản phẩm khi phát sinh dịch chuyển sản phẩm từ các địa điểm kho trong hệ thống kho. 
  • Người phụ trách: người chịu trách nhiệm quản lý sản phẩm này. Hệ thống sẽ mặc định là người tạo ra sản phẩm;
  • Khối lượng: khai báo khối lượng cho sản phẩm;
  • Thể tích: khai báo thể tích của sản phẩm;
  • Thời gian giao hàng: số ngày được cộng vào ngày dự kiến giao hàng khi xác nhận đơn bán;
  • Mô tả phiếu nhập kho: thông tin mô tả sẽ được thêm vào phiếu nhập kho.
  • Mô tả phiếu xuất kho: thông tin mô tả sẽ được thêm vào phiếu xuất kho.
  • Mô tả phiếu điều chuyển nội bộ: thông tin mô tả sẽ được thêm vào phiếu điều chuyển nội bộ.

​ ​Điền thông tin tại tab Kế toán: 

• • Tài khoản thu nhập: Nhập tài khoản doanh thu nếu cần;
  • Tài khoản chi phí: Nhập tài khoản chi phí nếu cần;
  • Tài khoản Chênh lệch giá: Nhập tài khoản chênh lệch giá nếu cần.