Các bước thiết lập hệ thống Kế toán cơ bản trước khi sử dụng

Lựa chọn bản địa hóa tài chính 

Truy cập ứng dụng Kế toán -> Cấu hình -> Cài đặt, tạitới mục Bản địa hóa tài chính chọn gói vn Việt Nam. Sau đó nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin.​​

Thiết lập thông tin công ty

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Cài đặt, tại mục Công ty nhấn vào Cập nhật thông tin.

• Bước 2: Cập nhật thông tin công ty, sau đó nhấn biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin.

• Tên: Nhập tên của công ty.
• Hình ảnh: Upload hình ảnh/logo công ty.
• Địa chỉ: Địa chỉ đầy đủ bao gồm thông tin đường, quận, huyện, thành phố, mã ZIP (nếu có), quốc gia.
• Mã số thuế và số đăng ký kinh doanh: Mã số thuế là dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan thuế cấp cho các doanh nghiệp/công ty để tiến hành nộp thuế trong kinh doanh. Mã số doanh nghiệp là một dãy số được tạo ra bởi Hệ thống thông tin quốc gia, mã số này được cấp cho doanh nghiệp khi tiến hành đăng ký thành lập và được cơ quan thẩm quyền ghi rõ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tiền tệ: Tiền tệ áp dụng của công ty.
• Điện thoại, di động, Emai và trang web: Số điện thoại. di động, địa chỉ email và Website của công ty.

Bảng gợi ý các bước thiết lập

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Kế toán.

• Bước 2: Tại màn hình Trang tổng quan hiển thị giao diện bảng thông tin gợi ý thiết lập theo từng bước. Để thiết lập các thông tin bạn nhấn vào các nút tại mỗi mục (truy cập tại đây nhanh hơn cách thông thường). Trong trường hợp không muốn sử dụng gợi ý này, ấn X ở góc phải để tắt bảng thông báo. Lưu ý rằng trong trường hợp đã tắt thì bảng sẽ không được mở lại.

Kỳ kế toán

• Bước 1: Nhấn vào nút Cấu hình tại mục Kỳ kế toán.

• Bước 2:  Xác lập năm tài chính của công ty, sau đó nhấn nút Xác nhận.

Thêm ngân hàng và tài khoản ngân hàng

• Bước 1: Nhấn vào nút Thêm một tài khoản ngân hàng tại mục Tài khoản ngân hàng.

• Bước 2:  Nhấn Tạo để tạo ngân hàng đang sử dụng.

• Bước 3: Nhập thông tin ngân hàng, sau đó nhấn nút Tạo để lưu lại thông tin.
  

• • Số tài khoản: Nhập số tài khoản ngân hàng của bạn.
  • Ngân hàng: Lựa chọn Ngân hàng trong danh sách ngân hàng.
  • Mã định danh ngân hàng: Tự động điền từ thông tin thiết lập trên ngân hàng.
  • Sổ nhật ký: Lựa chọn trong danh sách Sổ nhật ký đã tạo trước đó để liên kết Sổ nhật ký đó với tài khoản ngân hàng. Trường hợp để trống, hệ thống sẽ tự sinh một Sổ nhật ký mới cho tài khoản ngân hàng này.

Thuế

Măc định khi bạn lựa chọn Hệ thống tài khoản trong cấu hình Bản địa hóa tài chính. Hệ thống đã tạo sẵn một vài loại thuế phổ biến mà quốc gia đó đang sử dụng. Nhấn Xem lại tại mục Thuế để biết chi tiết.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo thêm bằng cách nhấn nút Mới.

Hệ thống tài khoản

Măc định khi bạn lựa chọn Hệ thống tài khoản trong cấu hình Bản địa hóa tài chính. Hệ thống đã tạo sẵn hệ thống tài khoản mà quốc gia đó đang sử dụng. Nhấn Xem lại  tại mục Hệ thống tài khoản để chuyển sang giao diện hệ thống tài khoản kế toán trên hệ thống.

Tại đây bạn có thể:

• Xem và điều chỉnh lại các tài khoản bằng cách nhấn vào nút Xem tại tài khoản cần sửa.
• Nhập số dư ban đầu cho các tài khoản bằng cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ.

Cấu hình Sổ nhật ký liên kết với Tài khoản ngân hàng

Sổ nhật ký được tự động tạo và liên kết với Tài khoản ngân hàng khi tạo mới tài khoản ngân hàng từ ứng dụng Kế toán.

• Bước 1: Truy cập Ứng dụng Kế toán -> Cấu hình -> Các sổ nhật ký.

• Bước 2: Nhấn chọn dòng sổ nhật ký cần cấu hình.

• Bước 3: Điều chỉnh thông tin, sau đó nhấn biểu tượng đám mây để lưu lại thông tin.

• • Tên sổ nhật ký: Mặc định sẽ được lấy theo số tài khoản liên kết đã tạo trước đó. Tuy nhiên, có thể sửa lại tên Sổ nhật ký. Ngoài ra còn có thể ấn vào chữ VI để dịch tên Sổ nhật ký sang ngôn ngữ khác nếu trong trường hợp sử dụng nhiều hơn 1 ngôn ngữ tại phần mềm.
  • Loại: Lựa chọn Kiểu sổ nhật ký đã có sẵn trong danh sách. Vì đây là Sổ nhật ký sinh ra từ tài khoản ngân hàng nên Kiểu sổ nhật ký được mặc định là Ngân hàng.
  • Tại tab Bút toán phát sinh:
• • Thông tin kế toán:
• • Tài khoản ngân hàng:  Tài khoản dùng để ghi nhận số tiền của ngân hàng trên phần mềm.
  • Tài khoản tạm thời: Tài khoản để lập Báo cáo kết quả hoạt động, bao gồm các tài khoản phản ánh đối tượng kế toán là thu nhập, chi phí và kết quả hoạt động.
  • Tài khoản lợi nhuận: Tài khoản dùng để ghi nhận số tiền thừa do chênh lệch giữa số liệu trên sao kê với số liệu đã được hạch toán trên phần mềm.
  • Tài khoản lỗ: Tài khoản dùng để ghi nhận số tiền bị thiếu do chênh lệch giữa số liệu trên sao kê với số liệu đã được hạch toán trên phần mềm.
  • Số thứ tự thanh toán riêng: Mã các chứng từ liên quan đến giao dịch của sổ này sẽ được tạo riêng.
  • Mã viết tắt: Hệ thống tự gợi ý mã cho Sổ nhật ký, có thể thay đổi. Tuy nhiên cần lưu ý là Mã này là duy nhất trong hệ thống.
  • Tiền tệ: Lựa chọn loại tiền tệ cho Sổ nhật ký. Nếu để trống thì mặc định là tiền tệ mặc định của công ty.
• • Tài khoản ngân hàng:
• • Số tài khoản: Thông tin này được kế thừa khi tạo số tài khoản ngân hàng.
  • Ngân hàng: Thông tin này được kế thừa khi tạo số tài khoản ngân hàng.
• • Tại tab Thu tiền:

• • • Phương thức thanh toán: Đối với các giao dịch thanh toán bên ngoài hệ thống, chẳng hạn như tiền mặt, séc hoặc Internet banking, tính năng tạo thanh toán thủ công được kích hoạt theo mặc định. Chọn Thêm một dòng để thêm các phương thức thanh toán khác.
    • Tên: Tên của phương thức thanh toán.
  • Tại tab Thanh toán gửi đi:

• • • Phương thức thanh toán: Đối với các giao dịch thanh toán bên ngoài hệ thống, chẳng hạn như tiền mặt, séc hoặc Internet banking, tính năng tạo thanh toán thủ công được kích hoạt theo mặc định. Chọn Thêm dòng để thêm các phương thức thanh toán khác.
    • Tên: Tên của phương thức thanh toán.
    • Đánh số thủ công: Tích chọn nếu in séc không đánh số.
  • Tại tab Thiết lập nâng cao:

​Thiết lập loại tài khoản và tài khoản được phép để kiểm soát lựa chọn hoặc để trống nếu như không muốn kiểm soát tại sổ nhật ký này.

• • • Loại tài khoản được phép: Lựa chọn loại tài khoản được phép sử dụng với Sổ nhật ký này.
    • Tài khoản được phép: Lựa chọn tài khoản kế toán được phép sử dụng với Sổ nhật ký này.​
      

Cấu hình bố cục hóa đơn

• Bước 1: Truy cập ứng dụng Cài đặt, tại mục Bố cục tài liệu nhấn vào Cài đặt bố cục tài liệu. 

• Bước 2: Điền thông tin và cấu hình bố cục hóa đơn. Sau đó nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin.

• Bố cục, font, Logo Công ty, Màu sắc và Bố cục background: Chọn cấu hình theo các tùy chọn có sẵn. Sau khi chọn, bên phải thể hiện Bố cục hóa đơn tương ứng với các giá trị cấu hình. Có thể tải mẫu thành dạng PDF để xem trước.
• Khẩu hiệu, thông tin công ty, chân và Định dạng trang giấy: Nhập vào khẩu hiệu của công ty, nhập thông tin công ty ở đầu và chân của hóa đơn, chọn kích thước hóa đơn.