Thiết lập chính sách xuất hóa đơn khách hàng
Chính sách kiểm soát hóa đơn giúp bạn xác định cách lập hóa đơn theo số lượng sản phẩm đã đặt hay đã giao. Chính sách được thiết lập cài đặt sẽ đóng vai trò là giá trị mặc định và sẽ được áp dụng cho mọi sản phẩm khi tạo mới (có thể điều chỉnh lại).
- Bước 1: Truy cập Bán hàng -> Cấu hình -> Cài đặt, tại mục Xuất hóa đơn, chọn thiết lập Chính sách xuất hóa đơn:
- Xuất hóa đơn theo số lượng hàng đã đặt: Lập hóa đơn dựa trên số lượng hàng đã được đặt. Có thể lựa chọn xuất hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng.
- Xuất hóa đơn theob số lượng hàng đã giao: Lập hóa đơn từng phần, dựa trên số lượng hàng giao từng phần.
Trên thực tế, các sản phẩm có thể có các chính sách xuất hóa đơn khác nhau. Việc thiết lập trên chỉ mang tính chất gợi ý ban đầu. Bạn có thể thay đổi lựa chọn ngay trên giao diện Sản phẩm.
Để thay đổi chính sách kiểm soát hóa đơn cho các sản phẩm cụ thể, bạn truy cập vào Bán hàng -> Sản phẩm -> Sản phẩm. Lựa chọn một sản phẩm cần thay đổi, tại tab Thông tin chung, bạn lựa chọn chính sách phù hợp với sản phẩm này.
Tạo hóa đơn dự thảo
Cách 1: Tạo hóa đơn dự thảo từ đơn bán hàng
- Bước 1: Tại đơn bán hàng đã xác nhận (đã giao hàng nếu xuất hóa đơn theo số lượng giao), nhấn nút Tạo hóa đơn để tạo hóa đơn dự thảo cho đơn bán hàng
- Bước 2: Hệ thống hiển thị popup để chọn loại hóa đơn được tạo. Tùy theo từng ngữ cảnh và mục đích mà có thể lựa chọn các hình thức hóa đơn như:
- Lập hóa đơn thông thường;
- Lập hóa đơn tạm ứng theo phần trăm;
- Lập hóa đơn tạm ứng với tiền cố định.
Sau khi chọn loại hóa đơn, bấm nút Tạo hóa đơn nháp.
- Bước 3: Hệ thống sẽ tự động tạo ra một hóa đơn ở trạng thái Dự thảo. Hóa đơn được lập theo phương thức này sẽ được kế thừa toàn bộ nội dung từ đơn hàng, nhân viên kế toán chỉ phụ trách việc kiểm tra và xác nhận hóa đơn.
Cách 2: Tạo hóa đơn hàng loạt từ các đơn bán hàng
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Bán hàng -> Đơn hàng -> Đơn hàng. Nhóm các đơn hàng theo tình trạng hóa đơn.
- Bước 2: Sau đó chọn các đơn hàng Cần xuất hóa đơn. Nhấn nút Tạo hóa đơn
- Bước 3: Hệ thống hiển thị popup Tạo hóa đơn, nhấn chọn Thanh toán tổng hợp nếu các đơn hàng cùng mộ khách hàng (cùng địa chỉ xuất hóa đơn) và hệ thống sẽ tạo ra 1 hóa đơn tổng hợp cho các đơn hàng. nếu không nhấn chọn, hệ thống sẽ tạo ra mỗi hóa đơn cho mỗi đơn hàng. Nhấn nút Tạo hóa đơn nháp.
- Bước 4: Trường hợp nhấn chọn Thanh toán tổng hợp, hệ thống hiển thị hóa đơn nháp vừa tạo, hóa đơn sẽ liên kết với các đơn hàng.
Trường hợp không nhấn chọn Thanh toán tổng hợp, hệ thống điều hướng sang danh sách hóa đơn, tại đây có thể lọc theo ngày để lọc ra những hóa đơn vừa tạo.
Cách 3: Tạo hóa đơn từ ứng dụng Kế toán
- Bước 1: Truy cập Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn, nhấn nút Tạo để tạo mới một hóa đơn. Xuất hóa đơn tại đây trong các trường hợp:
- Thực hiện hoàn lại tiền cho khách;
- Chi trả chiết khấu cho khách hàng;
- Hay điều chỉnh những hóa đơn đã xuất trước đó;
- v.v..
- Bước 2: Điền thông tin vào. Sau đó nhấn biểu tượng đám mấy để lưu lại thông tin.
- Hóa đơn bán hàng: Tự động sinh khi vào sổ hóa đơn.
- Khách hàng và địa chỉ khách hàng: Chọn liên hệ khách hàng và địa chỉ xuất hóa đơn.
- Ngày lập hóa đơn: Ngày ghi nhận vào sổ hóa đơn.
- Thông tin thanh toán: Thông tin này sẽ hiển thị trên hạng mục bút toán. Nếu không điền, khi vào sổ hóa đơn sẽ tự động điền mã hóa đơn vào.
- Ngày đến hạn: Ghi nhận hạn thanh toán hoặc lựa chọn điều khoản thanh toán từ danh sách.
- Sổ nhật ký: Chọn sổ nhận ký muốn ghi nhận hóa đơn này và chọn tiền tệ.
- Tab Chi tiết hóa đơn: Ghi nhận sản phẩm, số lượng, đơn vị, đơn giá, thuế. Nhấn vào Thêm một dòng để khai báo thêm sản phẩm/dịch vụ.
- Tab Hạng mục bút toán: Hệ thống dựa vào điều khoản thanh toán điền tại ngày đến hạn và giá trị hóa đơn tại tab Chi tiết hóa đơn mà sẽ tư động sinh ra các bút toán phát sinh của hóa đơn.
- Tab Thông tin khác:
- Thông tin khách hàng: Được nhập thủ công nhằm mục đích quản lý nội bộ.
- Nhân viên kinh doanh: Mặc định ghi nhận tài khoản người dùng tạo hóa đơn. Tuy nhiên có thể chuyển sang nhân viên khác.
- Đội ngũ kinh doanh: Đội bán hàng của nhân viên nh doanh.
- Ngân hàng người nhận: Tài khoản ngân hàng người nhận (ở đây là tài khoản của doanh nghiệp) được khai báo rước đó và sẽ được mặc định cho phiếu thanh toán. Có thể chọn tài khoản khác trường hợp doanh nghiệp có cấu hình nhiều tài khoản ngân hàng.
- Ngày giao hàng: chọn ngày giao hàng (nếu có)
- Điều khoản thương mại quốc tế: Chọn các điều khoản thương mại quốc tế áp dụng trên hóa đơn (nếu có).
- Vị thế tài chính: Chính sách thuế được áp dụng cho khách hàng này.
- Phương thức làm tròn tiền: Ghi nhận các quy tắc làm tròn tiền. Trường này chỉ xuất hiện nếu như kích hoạt tính năng Làm tròn tiền mặt.
- Tự động vào sổ: Nếu tính năng này được kích hoạt thì hóa đơn sẽ được vào sổ tại Ngày hóa đơn đã khai báo ở trên.
- Chờ kiểm tra: Tính năng này hỗ trợ kế toán trong việc đánh dấu lại những hóa đơn mà các thông tin chưa được xác nhận và cần phải kiểm tra.
Vào sổ hóa đơn
Cách 1: Vào sổ từng hóa đơn
- Bước 1: Sau khi kiểm tra thông tin của hóa đơn, nhấn nút Xác nhận để vào sổ hóa đơn.
- Bước 2: Hệ thống vào sổ hóa đơn. Tự động sinh và điền vào mã hóa đơn, Ngày lập hóa đơn lấy theo ngày vào sổ và thông tin thanh toán nếu không điền sẽ tự động điền vào mã hóa đơn.
Cách 2: Vào sổ hóa đơn hàng loạt
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn. Lọc ra các hóa đơn nháp.
- Bước 2: Sau đó chọn các hóa đơn để vào sổ. Nhấn nút Hành động -> Vào sổ bút toán.
- Bước 3: Nhấn nút Vào sổ bút toán. Hệ thống tự động vào sổ các hóa đơn.
Gửi hóa đơn cho khách hàng
- Bước 1: Tại hóa đơn đã vào sổ, nhấn nút Gửi & in để in và gửi hóa đơn qua email cho khách hàng
- Bước 2: Hệ thống hiển thị của sổ gửi mail. Tại đây, có thể chọn mẫu mail được thiết lập sẵn hoặc soạn thảo/điều chỉnh nội dung email, và gửi đính kèm bản PDF của hóa đơn tới khách hàng bằng cách nhấn nút Gửi & In.
