Tạo phiếu thanh toán trực tiếp từ hóa đơn
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn, chọn hóa đơn cần ghi nhận thanh toán.
- Bước 2: Tại màn hình hóa đơn Đã vào sổ và có nợ đến hạn, nhấn nút Ghi nhận thanh toán để tạo thanh toán cho hóa đơn.
- Bước 3: Điền thông tin vào, sau khi điền đầy đủ thông tin nhấn nút Tạo thanh toán.
- Sổ nhật ký: Lựa chọn sổ nhật ký tiền mặt hoặc sổ nhật ký ngân hàng sẽ ghi nhận khoản thanh toán này.
- Tài khoản người nhận: Hệ thống sẽ tự động điền số tài khoản ngân hàng tương ứng với sổ nhật ký đã chọn.
- Số tiền: Tổng giá trị tiền thanh toán nhận được từ khách hàng. Nếu giá trị ghi nhận tại đây nhỏ hơn giá trị của hóa đơn, sẽ có thêm lựa chọn cho việc xử lý phần giá trị chênh lệch thanh toán:
- Để mở: Tiếp tục có thể tạo thêm được thanh toán từ hóa đơn này. Trạng thái thanh toán của hóa đơn sẽ là Thanh toán một phần.
- Đánh dấu là đã thanh toán đủ: Không tạo thêm được thanh toán cho hóa đơn này. Trạng thái thanh toán của hóa đơn sẽ là Đã thanh toán. Khi lựa chọn phương án này, bạn sẽ có thêm lựa chọn cho việc khai báo tài khoản kế toán để ghi nhận phần chênh lệch.
- Ngày thanh toán: Phần mềm sẽ mặc định ghi nhận ngày tạo phiếu thanh toán trên hệ thống. Tuy nhiên, bạn cần thay đổi thông tin sang ngày thực tế ghi nhận thanh toán của khách hàng.
- Nội dung giao dịch: Ghi nhận thông tin mã số hóa đơn của khách hàng.
- Bước 4: Quay lại hóa đơn, khoản thanh toán vừa ghi nhận đã tự động đối chiếu với hóa đơn. Để xem chi tiết về khoản thanh toán đã ghi nhận, nhấn vào chữ i rồi nhấn nút Xem.
Lưu ý: Trường hợp muốn gỡ liên kết giữa phiếu thanh toán với hóa đơn, nhấn vào nút Bỏ đối soát. Lúc này, trên hóa đơn sẽ cập nhật lại trạng thái thanh toán thành chưa thanh toán, và sẽ
Trường hợp muốn gỡ liên kết giữa phiếu thanh toán với hóa đơn, nhấn vào nút Bỏ đối chiếu. Lúc này, trên hóa đơn sẽ cập nhật lại trạng thái thanh toán thành chưa thanh toán, và sẽ cập nhật lại số tiền cần trả. Đồng thời, phiếu thanh toán cũng xuất hiện phía dưới hóa đơn, nếu muốn áp dụng phần thanh toán cho hóa đơn thì nhấn nút Thêm.
Tạo thanh toán hàng loạt
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kế toán -> Khách hàng -> Hóa đơn. Lọc ra các hóa đơn cần ghi nhận thanh toán.
- Bước 2: Sau đó chọn các hóa đơn cần ghi nhận thanh toán. Nhấn nút Ghi nhận thanh toán. Các hóa đơn đã vào sổ và chưa thanh toán hết thì mới có thể thao tác ghi nhận thanh toán được.
- Bước 3: Nếu muốn ghi nhận thanh toán mà không chắc số tiền khách hàng trả có đủ số tiền cần thanh toán của các hóa đơn thì nhấn chọn trường Nhóm thanh toán, sau đó điền thông tin thanh toán vào và điều chỉnh số tiền thực tế khách hàng thanh toán, sau đó nhấn nút Tạo thanh toán.
Nếu biết chắc số tiền thanh toán đủ và chính xác thanh toán cho hóa đơn đã chọn thì không tích trường Nhóm thanh toán, điền thông tin vào và nhấn nút Tạo thanh toán.
- Bước 4: Hệ thống tự động tạo và xác nhận thanh toán, đồng thời đối chiếu thanh toán vừa tạo với các hóa đơn.
Tạo thanh toán độc lập
- Bước 1: Truy cập ứng dụng Kế toán -> Khách hàng -> Thanh toán, nhấn nút Mới để tạo thanh toán ghi nhận thu tiền của khách hàng.
- Bước 2: Điền thông tin vào, sau khi điền thông tin nhấn nút Xác nhận để xác nhận có hiệu lực phiếu thanh toán.
- Chuyển nội bộ: Trường này sẽ nhấn chọn nếu phiếu thanh toán này phục vụ cho việc chuyển tiền nội bộ trong doanh nghiệp. Trường hợp này nên để không tích như mặc định.
- Loại thanh toán: Chọn kiểu Nhận.
- Khách hàng: Chọn khách hàng thực hiện thanh toán cho doanh nghiệp.
- Số tiền: Ghi nhận số tiền kèm theo đó là loại tiền tệ được ghi nhận trong thanh toán.
- Ngày: Mặc định, phần mềm sẽ ghi nhận ngày tạo thanh toán trên hệ thống. Có thể thay đổi thành ngày thực tế nhận tiền từ khách hàng.
- Nội dung giao dịch: Ghi nhận thông tin mã số hóa đơn của khách hàng.
- Sổ nhật ký: Lựa chọn sổ nhật ký tiền mặt hoặc sổ nhật ký ngân hàng sẽ ghi nhận khoản thanh toán này.
- Phương thức thanh toán: Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với thực tế nhận tiền.
- Tài khoản ngân hàng công ty: Hệ thống sẽ tự động điền số tài khoản ngân hàng tương ứng với sổ nhật ký đã chọn.
- Bước 3: Lúc này phiếu thanh toán chuyển trạng thái từ Nháp thành Đã vào sổ. Tại đây, bạn có thể nhấn nút Khớp thanh toán để đối chiếu thanh toán cho các hóa đơn.
Khi truy cập vào các hóa đơn có liên quan đến khách hàng đã được ghi nhận một khoản thanh toán trước đó, phần mềm sẽ hiển thị một thông báo về khoản công nợ ngay trên giao diện hóa đơn:
Có thể đối chiếu khoản công nợ với hóa đơn bằng cách nhấn vào Thêm ở phần cuối hóa đơn:
